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Assistant(e) de département gestionnaire de scolarité

L'assistant(e) du chef de département TC assure une véritable interface entre les enseignants, les étudiants, les entreprises et le Centre de Formation par Apprentissage. L'assistant(e) a un rôle de référent pour tous les acteurs de la formation. Essentielle dans le bon fonctionnement du département et la continuité des enseignements, l'assistant(e) est polyvalente car occupe des fonctions de secrétaire de département et de gestionnaire de scolarité. L'assistant(e) participe au développement des activités pédagogiques et à la mise en place de nombreux projets (voyages, événements…).

Mission 1 / Secrétariat du département (Chef, directeur des études, responsable de l’alternance…) 

•         Accueil physique et téléphonique du département

•         Information et orientation des candidats, des étudiants, des enseignants et partenaires extérieurs (CFA, Entreprises…)

•         Elaboration des courriers (convocations, courriers aux étudiants, enseignants, entreprise)

•         Soutien à l'organisation des déplacements et des sorties pédagogiques : réservations, transports, demande d’autorisation

•         Organisations de réunions et conseils du département

•         Préparation des missions des enseignants : réservations transport/hébergement, inscriptions, demandes d'ordre de mission.

•         Préparation et suivi des commandes du département (Demande de devis, demandes de création de fournisseurs, demandes d'achat, vérification livraisons)

Mission 2 / Gestion administrative et pédagogique de la scolarité du département (DUT classique et alternance)

•         Organisation des entretiens de recrutement, saisie du classement des étudiants sur l’application nationale «parcoursup »

•         Inscriptions et réinscriptions

•         Réalisation de bases de données étudiants et enseignants

•         Paramétrage Scodoc « logiciel de scolarité » spécial DUT (programme de la formation, organisation semestriel, constitution des groupes, affectation enseignants par matière)

•         Diffusion des emplois du temps et documents divers (auprès de l’administration de l’IUT, auprès des CFA partenaires …)

•         Suivi de l’assiduité pour la formation en Apprentissage (logiciel CFA)

•         Gestion des Conventions de stage et des rapports de stage 

•         Préparation matérielle des examens : anonymat, collecte des sujets auprès des enseignants et préparation de la salle d’examen

•         Saisie et diffusion des notes et bulletins sur Scodoc et Apogée

•         Préparation des commissions de jury (tableau préparatoire à la commission et Procès-Verbaux de jury…)

•         Coordination administrative avec le CFA (Gestion des contrats d'apprentissage élaboration du calendrier annuel, envoi des relevés d’absences aux entreprises…)

Mission 3/ Participation aux évènements et à leur organisation

•        Journée Portes Ouvertes (JPO),

•         Forum post-DUT,

•         Remise des attestations de réussite,

•         Soirée de Gala de remise des diplômes…

•         etc

Informations complémentaires
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