Assistant-e de direction-secrétaire thème scientifique

L’agent devra assurer les missions suivantes :

Activités relevant du secrétariat de thème, y compris de l’assistance au chef de thème (70%) :

• Assister le Chef de thème dans son emploi du temps (prise de RV, confirmation de RV, annulation, modification) et assurer la gestion de son agenda en ligne partagé.
• Organiser les déplacements du Chef de thème (réservation des titres de transports auprès de l’agence de voyage, réserver les prestations de réservation d’hôtel)
• Rédaction de compte-rendu pour les réunions organisées par le CT
• Saisir les demandes de déplacements des personnels du thème
• Saisir les demandes d’achats du thème
• Suivre les commandes de matériel non scientifique
• Gérer les demandes de remboursement.
• Orienter les personnels du thème dans leurs démarches vers les interlocuteurs du Groupe Administratif (recrutements, achats …) ou des services centraux des tutelles, en se tenant informé(e) des procédures.
• Assurer l’organisation de réunions et manifestations internes et externes concernant l’ensemble du thème (prendre contact avec les participants et coordination des agendas, réservation de salles de réunions et locaux, accueil des participants et veiller à l’organisation des prestations exceptionnelles demandées de type supports particuliers, rétroprojecteur, visio conférence, pauses café…).
• Aide au recrutement : liste des pièces nécessaires et réception des dossiers administratifs de recrutement
• Aide aux nouveaux arrivants : aide aux démarches

Activités relevant du Secrétariat de Philippe CIAIS (30 %) :

• Assister P. Ciais dans son emploi du temps (prise et modification de certains RV et réunions et aider à la gestion d’un agenda en ligne partagé)
• Organiser les déplacements (réservation des titres de transports auprès de l’agence de voyage, réservation d’hôtel, liquidation de mission)
• Mise en forme et diffusion de courriers, sur la base de consignes orales ou écrites.