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Gestionnaire des études doctorales

Au sein d’une équipe de 5 agents et sous l’autorité de la Cheffe de service, le(la) gestionnaire d’école doctorale a pour missions la gestion administrative et pédagogique d’un groupe de doctorants (le service a en charge un total de 550 doctorants, répartis dans 15 écoles doctorales) ainsi que l’assistance et l’aide au pilotage des écoles doctorales dans le périmètre d’intervention de l’UVSQ au sein de l’Université Paris-Saclay. Il ou elle participe également à l’organisation et du suivi des soutenances des Habilitations à Diriger des Recherches (HDR) de l’UVSQ (30 par an)

Missions et activités essentielles


L’agent devra assurer les missions suivantes :

Gestion administrative et pédagogique des doctorants

Accueillir, informer et accompagner les doctorants tout au long de leur parcours de première inscription, réinscription, soutenance de thèse. 

Assurer l’interface doctorants/directeurs de thèse/directions des écoles doctorales

Inscriptions :   contrôler les dossiers d’inscription via l’application ADUM ; Obtenir l’autorisation d’inscription du Chef d’établissement. Procéder aux inscriptions administratives à l’aide du logiciel APOGEE : saisie du dossier, encaissement des droits, édition de la carte d’étudiant. Recueillir l’accord du Fonctionnaire sécurité défense lorsque la situation le demande

Soutenances de thèse : Organiser et suivre les soutenances de thèses : informer et accompagner les doctorants et directeurs de thèse dans leurs démarches ; veiller à la conformité du jury de soutenance et le faire valider par les instances décisionnaires ; recueillir les rapports d’expertise de thèses ; obtenir les autorisations requises pour la soutenance ; convoquer le jury, publier les avis de soutenances ; enregistrer les délibérations du jury)

Assurer la gestion et la mise à jour de la base de données ADUM (données doctorants, unités de recherche et encadrants)

 Assistance aux directions d’ED suivant le périmètre d’intervention de l’UVSQ au sein de l’Université Paris-Saclay

Chaque Ecole Doctorale possède son propre fonctionnement, certaines sont organisées en pôles. Le(a) gestionnaire des études doctorales est amené à travailler avec plusieurs écoles doctorales et avoir un rôle plus ou moins important d’assistance aux directions d’ED

Contribuer à l’animation de la vie de l’ED (participation et organisation logistique des évènements – Journée de Rentrée)

Aide au pilotage : préparation et suivi des réunions : convocations, réservation de salles, participation aux séances, rédaction des comptes rendus et diffusion

En collaboration étroite avec la Direction du Pôle  Organiser et suivre la campagne de recrutement des contrats doctoraux : vérifier et préparer les dossiers de candidatures des doctorants à l’attention du comité de sélection, assurer l’organisation logistique des auditions (convocations étudiants et membres du jury, réservation de la salle, planning, feuilles d’émargement….) ; participer aux auditions (accueil et orientation des candidats, collecte des documents de délibération du jury…) ; le cas échéant, rédiger le relevé de décision du jury et le communiquer aux gestionnaire des contrats doctoraux pour la mise en place des contrats

Produire les statistiques permettant de répondre aux différentes enquêtes menées tant en interne qu’en externe (Ecole Doctorale, Université, Ministère, Cour des comptes, HCERES….)

Participer aux réunions du « comité de suivi démarche qualité » du collège doctoral

 

Informations complémentaires
Pour candidater envoyer CV+LM à isabelle.jauny@uvsq.fr
Contact :
Isabelle JAUNY :