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Organiser un événement : les démarches administratives

Au préalable de votre demande d'organisation de manifestation, vous devez vérifier la disponibilité de l’amphithéâtre ou de la salle auprès des personnes référentes sur le site (responsables administratifs, direction des moyens généraux, direction de la communication…).



La responsabilité civile organisateur (RCO)

Elle garantit l’association et son local contre les conséquences pécuniaires en cas de dommages corporels, matériels et immatériels subis par des tiers et imputables aux activités de l’association. Il faut se renseigner auprès de son assurance.


La Mairie

Vous devez avertir la mairie de la commune où a lieu la manifestation par un courrier précisant la nature, le lieu, les dates et heures de la manifestation et ce, trois mois avant la manifestation.
La vente de boisson (y compris dans le cadre d’une prévente) doit faire l’objet d’une demande d’autorisation de débit de boisson précisant le lieu, la date, les heures de début et de fin ainsi que la catégorie demandée. Renseignez-vous auprès de la mairie.


La SACEM

Toute manifestation musicale doit être déclarée à la Sacem. Renseignez-vous sur le site de la Sacem.


La sécurité

L’organisation de manifestations à caractère culturel ou festif dans l’enceinte de l’université participe à l’intégration et à la qualité de vie des étudiants et des personnels dans l’université ; elle a donc toute sa place à l’UVSQ. Toutefois, les locaux étant initialement conçus pour assurer les missions d’enseignement et de recherche, des contraintes de sécurité supplémentaires peuvent s’imposer aux organisateurs et à l’établissement. Ce type de manifestations à l’université ne peut, dès lors, que revêtir un caractère exceptionnel.

Les organisateurs sont donc responsables des conditions d’organisation de la manifestation. Toutefois, l’UVSQ, en tant que propriétaire des locaux et personne morale accordant son autorisation à l’organisation de la manifestation, est tenue de s’assurer que celle-ci ne va pas se dérouler dans des conditions susceptibles de mettre en danger la sécurité et la santé du public.

C’est pourquoi, dès qu’une manifestation est envisagée, il convient de renseigner précisément le formulaire de demande d’organisation d’une manifestation au sein des locaux de l’université.

Le service prévention des risques professionnels
se tient à la disposition des personnes qui souhaitent organiser un tel événement pour les conseiller sur les règles applicables notamment en matière de sécurité incendie, alimentaire, modalités de vente de boissons, etc.

Contact
preventiondesrisques@uvsq.fr
Tél. : 01 39 25 79 30
Fax : 01 39 25 78 01


La Croix-Rouge

L’organisateur de l’événement demande un dispositif de secours. La Croix-Rouge étudie la demande et émet un devis. Puis elle met en place le poste de secours et demande la signature d’une convention. Elle réalise ensuite le poste de secours.

Les démarches doivent être effectuées deux à trois mois à l’avance pour que les équipes bénévoles puissent s’organiser.

Responsable des missions secours pour la délégation de Saint Quentin-en-Yvelines
Cédric Robin
Tél. : 06 28 53 68 53
action7815@yahoo.fr


Directeur local de l’urgence et du secourisme

Pierre Mear
Tél. : 06 28 53 68 51
Croix-Rouge près de chez vous
www.croix-rouge.fr