Assistant administratif F/H – UFR des Sciences

Créée en 1991, l'université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre de l'Université Paris-Saclay, première université française et 13ème mondiale. www.uvsq.fr

Poste

Missions :

1. Secrétariat des départements de Chimie et Biologie :

• Informer et orienter les personnels, étudiants et usagers via divers outils (mail, téléphone, e-campus, site web) ;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que la réception et la distribution du courrier.

Pour le département de Chimie :

• Organiser les réunions, manifestations et élections de direction ;
• Rédiger des documents internes, comptes rendus des conseils et assemblées ;
• Organiser les déplacements des enseignants et étudiants, ainsi que les enseignements hors-les-murs (devis, réservations, ordres de mission) ;
• Gérer les réservations des salles ;
• Suivre les commandes et le budget du département, en lien avec le service financier ;
• Participer à la gestion du site web du département.

Pour le département de Biologie :

• Réceptionner et remettre aux enseignants les comptes rendus de travaux pratiques.

2. Gestion des services d’enseignement :

• Gérer administrativement les vacataires : recrutement, constitution des dossiers, suivi des services, mise en paiement ;
• Suivre les services d’enseignement des personnels permanents : modifications, saisie, validation et mise en paiement des heures complémentaires.

3. Relais du service de la scolarité :

• Informer les équipes pédagogiques des aménagements d’études et d’examen pour les étudiants en statut particulier.

Pour le département de Chimie :

• Établir et communiquer les groupes de TD (L3) et TP (L2-L3) ;
• Participer à l’émargement des examens ;
• Suivre et saisir les notes de contrôle continu et de TP dans le logiciel SI ;
• Assister les équipes pédagogiques pour la gestion administrative des formations sous convention.

Profil

Profil recherché :

• Diplôme de niveau 4 AGOrA , ou équivalent ;
• Expérience préalable en gestion administrative, idéalement dans un environnement similaire ;
• Maîtrise du Pack Office ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et organisation ;
• Travail en équipe et sens de la communication.