Assistant Commission Formation et Vie universitaire H/F (DEFIP)

Au sein du Service formation et pilotage de la Direction des études, de la formation et de l’insertion professionnelle (DEFIP), l'assistant(e) CFVU assure la gestion administrative de la Commission Formation et Vie universitaire

Activités principales 

• Gestion du planning des séances du bureau et des CFVU
• Gestion des convocations et ordres du jour
• Gestion des pages CFVU sur le site institutionnel, des espaces partagés et collaboratifs
• Mise en ligne sur le site des documents relatifs à la CFVU, archives, calendriers, MCC
• Collecte et suivis des dossiers en provenance des composantes et services
• Préparation des dossiers pour la VP CFVU
• Secrétaire de séance adjointe du bureau et des CFVU
• Rédaction du relevé de décisions et des procès verbaux des CFVU
• Rédaction des extraits de délibération, envoi au rectorat et affichage
• Lien avec le secrétariat du CA et de la commission recherche notamment lors de l’organisation des conseils académiques
• Archivage des documents
• Appui logistique (réservation des salles, matériel audiovisuel …)
• Diffusion de l’information en interne et en externe (composantes, services, site internet)

Compétences attendues

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l’enseignement supérieur
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ ou de gestion administrative
• Connaissance du milieu universitaire
• Domaine fonctionnel d’exercice (CFVU)

Savoir faire :

• Utiliser les techniques de classement et d’archivage
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Structurer et utiliser un outil de Gestion Electronique des Documents (GED)
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Informer et rendre compte
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
• Planifier son activité
• Travailler en équipe
• Proposer des informations pour faciliter le fonctionnement du service

Savoir être :

• Rigueur
• Adaptabilité
• Capacité à être à l’écoute des autres et réceptif aux informations fournies par l’environnement
• Sens de la responsabilité
• Discrétion