Assistant de Direction F/H – UFR DSP

Créée en 1991, l'université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre de l'Université Paris-Saclay, première université française et 13ème mondiale. www.uvsq.fr

Poste

Missions principales :

Gestion administrative et financière :

• Assurer la gestion administrative du laboratoire et des contrats de recherche ;
• Participer à l’établissement du budget prévisionnel en collaboration avec les directeurs et la Responsable du service financier ;
• Établir les devis avec les fournisseurs (traiteurs, salles, voyagistes) et assurer le suivi des factures, en vérifiant la réalisation des services.

Organisation d’événements :

• Organiser les colloques et les manifestations scientifiques et juridiques du centre de recherche ;
• Mettre en place la logistique nécessaire (déplacement des intervenants, réservation des services, traiteurs, etc.).

Communication et gestion de l’information : 

• Élaborer des supports de communication et diffuser l'information vers des publics ciblés ;
• Accueillir les chercheurs étrangers et les doctorants, et assurer la communication interne et externe du laboratoire ;
• Mettre à jour la liste des membres rattachés au laboratoire et les CV ;
• Transmettre l'information interne aux membres via des listes de diffusion spécifiques (avis de soutenances, séminaires doctoraux, réunions) ;
• Administrer et mettre à jour le site internet du centre et l'outil KSUP ;
• Élaborer des affiches, programmes, et plaquettes de présentation ;
• Diffuser l'information scientifique au sein de l'UVSQ et à l'extérieur.

Profil

Connaissances et savoirs : connaissance de l'organisation de l'Enseignement Supérieur serait un plus ; connaissance de l'organisation d'une Faculté serait un plus.

Prérequis :

• Diplôme de niveau 5 en assistanat de manager, ou équivalent ;
• Expérience préalable en gestion administrative, idéalement dans un environnement de recherche ou académique ;
• Excellentes compétences en organisation, gestion administrative, et communication ;
• Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes de gestion de contenu (CMS) ;
• Rigueur ;
• Sens de l'organisation ;
• Travail en équipe.