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Assistant-e et gestionnaire administratif-ve polyvalente

Le poste proposé comprend des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du thème scientifique « Cycles biogéochimiques et transferts dans l’environnement » (50 permanents, 100 doctorants/CDD, 7 équipes) et des personnels du LSCE travaillant avec l’Université. Sous la responsabilité du responsable du Groupe Administratif du LSCE, les missions sont, par ordre de priorité : (1) assurer le secrétariat du thème selon les procédures des trois tutelles du LSCE (CEA, CNRS, UVSQ), (2) assurer le suivi en propre de dossiers confiés par le chef du thème, (3) assister plus spécifiquement un chercheur senior du thème, (4) être point de contact et relai pour fluidifier les relations administratives de l’ensemble du laboratoire avec la tutelle UVSQ.

Missions et activités essentielles

Placé au sein du groupe administratif et en lien étroit avec le chef de thème, l’agent devra assurer les missions suivantes :

Activités relevant du secrétariat de thème :

(1) aider à l'organisation fonctionnelle du thème y compris de l’assistance au chef de thème (50%) :
A. Pour l’ensemble du personnel du thème :
  • Aider à la préparation et suivre les commandes de matériel non scientifique
  • Gérer les demandes de remboursement.
  • Orienter les personnels du thème dans leurs démarches vers les interlocuteurs du Groupe Administratif (recrutements, achats …) ou des services centraux des tutelles, en se tenant informé(e) des procédures.
B. Pour le chef de thème :
  • Assister le Chef de thème dans son emploi du temps (prise de RV, confirmation de RV, annulation, modification) et assurer la gestion de son agenda en ligne partagé.
  • Organiser les déplacements du Chef de thème (réservation des titres de transports auprès de l’agence de voyage, réserver les prestations de réservation d’hôtel)
  • Rédaction de compte-rendu pour les réunions organisées par le CT
(2) assurer le suivi en propre de dossiers confiés par le chef du thème
Assurer l’organisation de réunions et manifestations internes et externes concernant l’ensemble du thème (prendre contact avec les participants et coordination des agendas, réservation de salles de réunions et locaux, accueil des participants et veiller à l’organisation des prestations exceptionnelles demandées de type supports particuliers, rétroprojecteur, visio conférence, pauses café…).
  • Aide aux nouveaux arrivants : aide aux démarches pour toutes les tutelles
  • Aide aux dossiers de transports de matières dangereuses
  • Recueil, mise à jour et à disposition des informations permettant la constitution des reporting en coûts complets par les Chefs d’équipe
(3) assister un chercheur senior du Thème (30 %) :
  • Assister ce chercheur dans son emploi du temps (prise de RV, confirmation de RV, annulation, modification) et assurer la gestion de son agenda en ligne partagé
  • Organiser les déplacements (réservation des titres de transports auprès de l’agence de voyage, réservation d’hôtel, liquidation de mission)
  • Mise en forme et diffusion de courriers, sur la base de consignes orales ou écrites.
(4) assurer les relations administratives de l’ensemble du laboratoire avec la tutelle UVSQ (20 %) :
  • Aide aux nouveaux arrivants du LSCE relevant de la tutelle UVSQ : aide aux démarches administratives
  • Collecter les informations administratives provenant de la tutelle UVSQ, les tenir à jour et à disposition des personnels
  • Gestion RH de tous les personnels UVSQ, en lien avec les gestionnaires RH du GA
Informations complémentaires
Pour candidater envoyer CV et LM à Maud.GRENET@cea.fr
Contact :
Maud GRENET :