Chargé(e) des concours et recrutements / Appui à la formation

Le poste est rattaché à la Direction des Ressources Humaines – Service Recrutement Concours et Formation 

Activités principales

Mission 1 : Chargé-e des concours ITRF

• Informer et conseiller les personnels et les candidats extérieurs sur l’organisation des sessions de concours (calendrier, réglementation, conditions, épreuves…) ; participer aux réunions d’information, actualiser le site de l’université, répondre aux demandes individuelles des agents ; suivre le dispositif de tutorat dans le cadre de la préparation aux concours
• Mettre en place et suivre un dispositif d’accompagnement des membres de jury
• Veiller à l’installation du logiciel SENORITA, réaliser les exportations et importations quotidiennes des données et des résultats
• Elaborer le calendrier interne des phases d’admissibilité et d’admission
• Participer à la constitution des jurys d’admissibilité et d’admission et prendre les arrêtés
• Faire l’étude de la recevabilité des dossiers de candidature
• Organiser les épreuves écrites et orales (admissibilité et d’admission)
• Assurer l’accueil des jurys et candidats et l’organisation logistique des concours (convocation, réservations des salles, hébergements, repas, transports des jurys, accueil lors des épreuves, surveillance)
• Réaliser l’affectation des lauréats des concours B et C
• Assurer la remontée des résultats de concours auprès du Ministère et envoyer les dossiers des lauréats
• Faire la collecte et la remontée des coûts et veiller à transmettre au service de gestion BIATSS les éléments pour la rémunération des membres de jury
• Faire le suivi des résultats et le bilan de la session ; transmettre les informations au service de gestion des personnels BIATSS

Mission 2 : Chargé-e des recrutements des personnels BIATSS (contractuels et fonctionnaires)

• Conseiller les responsables et services en matière d’élaboration de fiches de poste et d’offres de recrutement
• Assurer la publication des offres sur le site de l’université et les plateformes dédiées (Pôle emploi, Place emploi public, SQY Emploi et sites spécialisés)
• En tant que de besoin, participer au processus de recrutement (étude de CV, pré-sélection téléphonique, participation aux entretiens)
• Assurer l’étude des propositions de recrutement avant transmission à la DGSA Ressources pour validation
• Faire la réponse aux candidats sur la suite donnée à leur candidature, transmettre les pièces nécessaires à la prise en charge administrative et financière des nouveaux agents par le service de gestion BIATSS
• Saisir et mettre à jour les bases de données relatives au recrutement des personnels BIATSS

Mission 3 : Activités en lien avec la formation des personnels

• Assurer l’accueil téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
• Assurer l’organisation logistique des formations : inscriptions, convocations, gestion de la documentation pédagogique
• Assurer les ouvertures des formations sur les différents sites de l’UVSQ
• Utiliser l’application Neeva pour le suivi et la gestion administrative et financière des actions de formation
• Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord, les dossiers des agents

Activités secondaires

• Participer à la réflexion et à la mise en place des nouvelles missions du service en matière de mobilité des personnels, accompagnement des parcours professionnels...

Compétences attendues

Connaissances, savoirs :

• Connaissance générale de la gestion des RH
• Notions de base de la gestion financière et comptable (engagement, liquidation, ordre de mission et réglementation afférente)
• Maîtriser les techniques de rédaction administratives
• Organisation et fonctionnement de l’Enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissances générales de la gestion des ressources humaines (connaissance approfondie)

Savoir-faire :

• Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des échéances
• Animer une réunion
• Utiliser les techniques d’entretien
• Utiliser les logiciels spécifiques (Senorita, SIHAM, Neeva, KSup) et les logiciels bureautiques
• Sélectionner les informations à diffuser auprès des personnels
• Rédiger, enregistrer et classer les documents
• Analyser et synthétiser
• Savoir rendre compte

Savoir être :

• Rendre compte de l’avancement des dossiers
• Qualités relationnelles : savoir être à l’écoute des personnels et les conseiller
• Faire preuve de pédagogie
• Travailler en équipe et au contact des publics
• Rigueur, capacité d’organisation, autonomie, discrétion et sens de la confidentialité
• Grande capacité de travail et dynamisme, réactivité