Créée en 1991, l'université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre de l'Université Paris-Saclay, première université française et 13ème mondiale. www.uvsq.fr
Poste
En tant que Chef(fe) de cabinet, sous la responsabilité de la Directrice de Cabinet, vous jouerez un rôle central dans l'organisation des instances et réunions stratégiques de l'Université. Vous travaillerez en lien direct avec le Président de l’Université, les Vice-Présidents, et les membres de l’équipe présidentielle. Vous serez en contact régulier avec les différents acteurs de l’université, y compris la Direction générale des services, les directions de composantes et de laboratoires de recherche, les étudiants, et les partenaires extérieurs. Ce poste est situé au Cabinet de la Présidence de l’Université à Versailles.
Vos missions principales incluent l'organisation des instances et réunions stratégiques, la coordination et le suivi des activités présidentielles, le soutien à la stratégie de communication, la gestion des relations institutionnelles, l'organisation événementielle, et la gestion administrative quotidienne. Vous serez responsable de l'organisation des réunions liées au Conseil d’administration et aux Conférences des Directeurs de Composantes, de la compilation et de la mise en forme des documents nécessaires, ainsi que de la logistique des réunions.
Vous assurerez également la coordination et le suivi des activités présidentielles, incluant l’organisation de l’agenda stratégique du Président, le suivi des dossiers prioritaires et des décisions présidentielles. En appui à la stratégie de communication, vous contribuerez à la rédaction de notes et supports de communication, et coordonnerez avec les services de communication pour les événements institutionnels.
Votre rôle impliquera également la gestion des relations institutionnelles, en servant d’interface entre le Président et les partenaires externes, et en organisant et préparant les rendez-vous et visites officielles. Vous superviserez la logistique des événements présidentiels tels que les inaugurations, conférences, et séminaires.
Au quotidien, vous accueillerez les interlocuteurs internes et externes, gérerez le courrier, et organiserez la logistique des parapheurs et l’archivage des documents. Vous serez responsable de l’organisation et du suivi des agendas du Président et des Vice-Présidents, en prenant en compte les priorités et urgences. Vous préparerez et suivrez les réunions, assurant la logistique et la rédaction de comptes rendus si nécessaire. Vous gérerez également les aspects logistiques et budgétaires, y compris les commandes, ordres de mission, notes de frais, et suivi des stocks de fournitures.
Enfin, vous apporterez un soutien aux étudiants et services internes, en gérant les recours étudiants et en suivant les conventions de stage à l’étranger.
Pour réussir dans ce rôle, vous devrez faire preuve de rigueur dans l’organisation et la gestion du temps, avoir d'excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles, maîtriser les outils bureautiques, et gérer des situations complexes avec discrétion. Vous devrez également démontrer un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité, être disponible et adaptable, avoir un esprit d’initiative et de proactivité, ainsi que d’excellentes qualités relationnelles et un sens du service.
Une expérience significative en tant qu’assistant(e) de direction ou dans un poste à responsabilité équivalente est souhaitée.
Si vous êtes motivé(e) par cette opportunité et possédez les compétences requises, nous vous invitons à postuler. Nous attendons avec impatience de découvrir votre candidature et de vous accueillir au sein de notre équipe.
Profil
Prérequis :
- Diplôme de niveau 5, ou équivalent ;
- Expérience préalable souhaitée ;
- Excellentes compétences en organisation, gestion administrative, et communication ;
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Rigueur ;
- Sens de l'organisation ;
- Travail en équipe.
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