Coordinateur/trice du pôle Médecine

Au sein de l'UFR Simone Veil - Santé, le/la coordinatrice de pôle Médecine traite un ensemble de tâches inhérentes au service scolarité. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec la responsable de scolarité, les Doyen et Vices-Doyens ainsi qu’avec la responsable administrative.

Missions et activités

Principales activités

• Encadrement et accompagnement de 6 gestionnaires dans leurs missions de scolarité
• Définition des missions du pôle en lien avec la responsable de scolarité
• Gestion du planning et des congés en lien avec la responsable de scolarité
• Coordination du travail des vacataires recrutés
• Elaboration et respect de la coordination et de la cohérence entre les divers calendriers des différentes promotions et examens de la filière médecine.
• Mise en œuvre, suivi et expertise de l’ensemble des procédures et actes relatifs à la scolarité (modalités de contrôle des connaissances et compétences…)
• Participation à la conception et à la réalisation d’indicateurs/ produire des bilans et statistiques
• Suivi budgétaire et des dépenses relatives au domaine d’activités confiées
• Conseil, information et orientation sur les études médicales
• Force de proposition dans l’amélioration des procédures et la gestion de l’activité

Activités et responsabilités particulières

• Participation aux activités transverses du service de la scolarité
• Collaboration à la mise en place et au suivi de la réforme des études médicales
• En charge du volet administratif de certaines commissions
• Référent Apogée : forme les personnels de scolarité pour la mise en place ou l’actualisation des structures APOGEE. Lien avec les référents du siège.
• Gestion et transmission des recours
• Veille réglementaire

Champs des relations

• Relations avec la responsable du service de la scolarité et les gestionnaires, le doyen et les vice-doyens, la responsable administrative
• Relations avec les enseignants responsables des différentes commissions et sous-commissions pédagogiques ou en charge d’enseignement
• Relations avec les étudiants
• Relations avec les prestataires extérieurs
• Relations avec les interlocuteurs du siège en lien avec les tâches dédiées.

Compétences

Savoirs généraux

• Connaissance générale sur le fonctionnement de l’Université et de l’UFR en particulier
• Bonnes connaissances des formations en santé
• Connaissance de la règlementation, des procédures et process liés au domaine d’activités

Savoirs sur l'environnement professionnel

• Connaissance approfondie des logiciels de scolarité (APOGEE…)
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)

Savoir-faire opérationnels

• Informer et rendre compte
• Travailler en équipe
• Animer, coordonner et planifier les cours, les examens et concours
• Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires

• Autonomie
• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Disponibilité
• Sens du service public
• Impartialité
• Discrétion
• Diplomatie
• Gestion des situations conflictuelles et du stress