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Gestionnaire administratif-ve RH

Activités principales :

Le gestionnaire administratif est rattaché au service des ressources humaines de l’UFR et a pour mission la mise en œuvre, le suivi et l’expertise de l’ensemble des procédures et actes concernant d’une part, les heures complémentaires et les états de service des enseignants vacataires et permanents (titulaires et contractuels). Et d’autre part, les heures de vacation réalisées par des étudiants et surveillants extérieurs.

Par ailleurs, le gestionnaire, en tant que gestionnaire financier, traite et analyse les informations budgétaires et financières inhérentes aux aux heures supplémentaires et complémentaires.

Enfin, le gestionnaire administratif vient en support de la responsable des ressources humaines pour la mise en œuvre et le suivi de l’ensemble des procédures RH concernant les enseignants-chercheurs, chercheurs, mono-appartenants, vacataires et MSU.

Le gestionnaire administratif travaille en étroite collaboration avec ses collègues des autres services. Il est également en lien permanent avec les responsables pédagogiques.

De plus, il participera aux temps forts de l’année universitaires pour renforcer l’équipe de scolarité.

Mission 1 :
  • Gestion des heures supplémentaires et complémentaires :
  • Accueil et renseignement auprès des enseignants permanents et titulaires, étudiants, surveillants extérieurs .
  • Réception des déclarations des services prévisionnels .
  • Vérification des heures de service prévisionnel avec les maquettes des diplômes et les emplois du temps après validation du responsable du diplôme ou du responsable du département, du directeur de laboratoire et du directeur de l’UFR SVS
  • Vérification, en collaboration avec la Direction, des heures complémentaires payables (en fonction du statut, des décharges de service, etc…) ;
  • Déclaration des primes pour charge administrative / prime pour responsabilité pédagogique ;
  • Suivi des demandes d’autorisation de cumul (en collaboration avec la DRH) ;
  • Après contrôle du service fait en fin de semestre, élaboration des états récapitulatifs et des états liquidatifs de mise en paiement et transmission à la DRH ;
  • Maîtres de Stage Universitaires de médecine générale : appui pour le montage du dossier de recrutement et la transmission des documents pour mise en paiement ;
  • Commission d’Ethique et de Déontologie : appui pour le traitement et le suivi des demandes d’autorisation de cumul d’activités.
  • Hospitalo-universitaires : appui pour l’organisation et le suivi des recrutements
Mission 2 : Gestion financière :
  • Contrôle et suivi de l’enveloppe financière dédiée aux :
  • Heures complémentaires (permanents et vacataires d’enseignement) ;
  • Primes pour charge administrative / prime pour responsabilité pédagogique ;
  • Heures supplémentaires des personnels BIATSS ;
  • Vacations étudiantes (IA, évènementiel, permanence Ambroise Paré) ;
  • Surveillants extérieurs ;
Mission 3 : Gestion administrative :
  • Création et suivi d’outils de pilotage pour faciliter le contrôle de gestion ;
  • Création de livrets d’accueil à destination des différents publics ;
  • Création de procédures ;
  • Classement et archivage
Mission 4 : Suivi des évolutions fonctionnelles des logiciels utilisés :
  • Suivi des évolutions fonctionnelles des logiciels SIFAC, GEISHA, X-BUS, DEMAVAC, OSE, SIHAM
  • Relais des informations relatives aux évolutions des logiciels auprès des personnes concernées
Informations complémentaires
Pour candidater envoyer CV et LM à Karine LE CORRE
Contact :
Karine LE CORRE :