Gestionnaire de scolarité

Accueil et conseil du public

• Accueillir et informer les étudiants dans le domaine de la scolarité (parcours de formation, renseignement et orientation des étudiants auprès des différents acteurs) de l’IUT : équipes pédagogiques, direction, services communs de l’IUT,
• Accueil et information des enseignants,
• Diffusion d’informations relatives aux enseignements, au calendrier de l’année universitaire,
• Gérer les mails, le courrier,
• Effectuer des tâches de classement et d’archivage obligatoires de documents concernant le domaine de scolarité,
• Participer aux réunions de l’IUT dans le domaine concerné, JPO, évènements projets tutorés,
• Gestion des absences et des retards.

Inscription / Gestion des candidatures des étudiants

• Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants dans Apogée,
• Gestion des dossiers de candidature dans « E-candidat » et saisie des avis, Parcoursup, Etudes en France,
• Gestion en collaboration avec les équipes pédagogiques des recrutements sur l’application E-candidat et élaboration du planning des convocations,
• Gérer les demandes d’admission préalables, les transferts de dossiers d’inscription,
• Assurer le contrôle de l’assiduité des bourses,
• Affectation des étudiants dans les groupes de TD et diffusion auprès des étudiants et chargés de cours,
• Création et édition des cartes étudiantes (Unicampus),
• Gestion des paiements liées aux inscriptions en liaison avec le gestionnaire financier,
• Commande de fournitures de bureau, etc..
• Suivi du budget.

Proclamation des résultats

Sur le logiciel APOGEE, paramétrage et mise à jour des diplômes gérés, conformément à l’arrêté d’habilitation des diplômes et des modalités de contrôle des connaissances votées par le conseil d’administration de l’UVSQ, dans les domaines :

• Structures d’enseignement : modélisation de l’arborescence présentant les diplômes gérés : création des codes d’éléments pédagogiques (unités d’enseignement UE et semestres), création des listes d’éléments, structuration de la formation pour chaque version d’étape gérée, saisie des charges d’enseignement de chaque UE,
• Modalités de contrôle des connaissances : élaboration des modalités de collecte et des épreuves, mise en place et contrôle des règles de calcul,
• Résultats : création des maquettes de procès-verbaux de jury et de relevés de notes individuels pour chaque semestre géré,
• Transfert des notes sur Apogée,
• Calcul de la délivrance des diplômes gérés,
• Préparation des délibérations de jurys pour chaque semestre des diplômes gérés,
• Edition des procès-verbaux, saisie des décisions des jurys,
• Diffusion des résultats,
• Edition et remise des relevés de notes de semestres et des attestations de réussite aux étudiants,
• Demande des éditions de diplômes et remise aux étudiants,
• Participation à la cérémonie de remise des diplômes.

Relations Lycées

• Orientation et recrutement des étudiants vers les lycées (ou inversement d’un étudiant de lycée vers l’IUT) en lien avec la chargée des relations,
• Suivi de la disponibilité dans les différents départements,
• Mise en relation entre les étudiants et la chargée de missions : création d’un fichier partagé,
• Contact avec les établissements scolaires,
• Participation à la JPO.