Gestionnaire de scolarité IUT de Mantes

Au sein de l’IUT de Mantes, le/la gestionnaire de scolarité prépare les actes administratifs liés à la scolarité des étudiants (inscriptions administratives et pédagogiques, diplômes...). Il/Elle participe aux actions de communication et d'information à destination des étudiants et aux manifestations institutionnelles.

Mission 1 : Coordination et suivi des SAÉ
Le ou la gestionnaire sera en charge de la coordination et du suivi des situations d'apprentissage et d'évaluation dans le cadre d'une harmonisation entre les différents départements. Il ou elle devra produire des tableaux de suivi et de synthèse à la direction de l'IUT. Ceci implique une bonne maîtrise du pack office (Word et Excel à minima).

Mission 2 : Inscription / Gestion des candidatures des étudiants
- Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants dans Apogée,
- Gestion des dossiers de candidature dans « E-candidat » et saisie des avis, Parcoursup, Etudes en France,
- Gestion en collaboration avec les équipes pédagogiques des recrutements sur l'application E-candidat et élaboration du planning des convocations,
- Gérer les demandes d'admission préalables, les transferts de dossiers d'inscription,
- Assurer le contrôle de l'assiduité des bourses,
- Affectation des étudiants dans les groupes de TD 
- Création et édition des cartes étudiantes (Unicampus),
- Gestion des paiements liées aux inscriptions en liaison avec le gestionnaire financier,
- Commande de fournitures de bureau, etc.. et suivi du budget.

Mission 3 : Proclamation des résultats
Sur le logiciel APOGEE, paramétrage et mise à jour des diplômes gérés, conformément 
à l'arrêté d'habilitation des diplômes et des modalités de contrôle des connaissances votées par le conseil d'administration de l'UVSQ, dans les domaines :
- Structures d'enseignement : modélisation de l'arborescence présentant les diplômes gérés - Modalités de contrôle des connaissances : mise en place et contrôle des règles de calcul 
- Résultats : création des maquettes de procès-verbaux de jury et de relevés de notes  
- Transfert des notes sur Apogée,
- Calcul de la délivrance des diplômes gérés,
- Préparation des délibérations de jurys pour chaque semestre des diplômes gérés,
- Edition des procès-verbaux, saisie des décisions des jurys,
- Edition et remise des relevés de notes de semestres et des attestations de réussite  
- Demande des éditions de diplômes et remise aux étudiants,
- Participation à la cérémonie de remise des diplômes.

Mission 4 : Accueil et logistique
Le ou la gestionnaire participera à l'accueil et à l'information des étudiants, des enseignants et des vacataires de l'IUT. Il ou elle participera aux tâches logistiques, en lien avec l'équipe LMS (logistique-maintenance-sécurité) de l'IUT.

Mission 5 : Fonction transversale - le ou la gestionnaire participera :
- Aux inscriptions des étudiants sur Studéa dans le cadre de l'apprentissage et des relations entreprises
- Aux tâches administratives dans le cadre de la formation continue en relation avec les entreprises ou les organisations demandeuses et/ou les CFA (Sup 2000, Mécavenir, Veolia ), constitution des dossiers.
- A la vérification des conventions de stage et au circuit de signature.
- A l'orientation et au recrutement des étudiants vers les lycées (ou inversement un étudiant de lycée vers l'IUT) en lien avec la chargée des relations. Il ou elle participera aux JPO.
- Aux contrôles de l'assiduité des étudiants, des enseignants et des vacataires.
 

Compétences 

Connaissances, savoirs :
- Organisation et fonctionnement de l'Université
- Techniques de secrétariat
- Communication interne et externe avec les différents partenaires

Savoir-faire :
- Travailler en équipe
- Maîtrise des outils informatiques 
- Informer et rendre compte