Responsable du service scolarité UFR DSP (H/F)

Créée en 1991, l’université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) est aujourd’hui le pôle d’enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l’UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d’un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L’UVSQ est membre fondateur de l'Université Paris-Saclay, première université française et 13e mondiale. www.uvsq.fr

Missions

Le/la responsable de la scolarité travaille en étroite collaboration avec la Responsable administrative et le Doyen de l’UFR. Il/elle a pour mission le pilotage et le contrôle des 4 pôles de la scolarité, licence, masters, cellule transversale et IEJ.

Mission 1 : Pilotage et coordination du service scolarité
Management

• Encadrement des équipes -10 personnes réparties en 4 pôles – évaluations annuelles – rédaction des comptes rendus et process jusqu’à son terme (signatures puis transmission DRH)Mise en place d’un calendrier mensuel de travail pour les équipes de licences et mastersVeiller à la formation professionnelle des agents sous sa direction
• Faire de la veille règlementaire et faire appliquer la règlementation tout en l’explicitant- MC2C notamment.
• Gestion des dossiers étudiants sensibles
• Proposer et mettre en œuvre des procédures internes : organiser les inscriptions pédagogiques, Suivi des enquêtes rectorat et ministère, les examens y compris pour l’institut des études judiciaires (300 étudiants), suivi du plan de continuité des activités

Coordination des parcours, licences, masters, DU en formation initiale

• Préparation des MC2C avec le Vice Doyen en charge de la formation UVSQ et SACLAY – Gestion de l’outil GEdform
• Préparation de la rentrée et réflexion sur le calendrier universitaire en vue des votes au Conseil et à la CFVU,
• Participation au groupe de travail licences
• Conseil auprès des enseignants chercheurs et accompagnement
• Suivi des diplômes Paris Saclay et relais auprès des enseignants et des personnels.
• Coordination avec les interlocuteurs de Sceaux et Evry, réunions avec les scolarités.
• Coordination avec l’IEP
• Gestion des dossiers de césures

Communication interne

• Assurer l’interface avec les enseignants.
• Participation et concours aux Journées portes ouvertes : conseil aux étudiants
• Participation à la rentrée solennelle, participation à la pré rentrée

Mission 2 : Fonctions support

• Référent E campus : contact principal avec la DSI, lien avec la maintenance soutien aux équipes et aux EC
• Suivi des inscriptions PARCOURSUP / E candidat

Mission 3 : Gestion de formations

• Gestion du diplôme universitaire Collège de droit si celui-ci ne peut être repris par un membre de l’équipe (inscription des heures dans le planning, gestion des examens, gestion des notes et édition des relevés, orientation des vacataires, information des étudiants)
• Suppléance des gestionnaires en cas d’absence d’un membre de l’équipe et organisation du remplacement

Compétences recherchées

Connaissances, savoirs :

• Connaissance générale du fonctionnement d’une université et d’une faculté
• Connaissance approfondie du domaine de la scolarité tant au niveau légal qu’administratif
• Notions de base de droit

Savoir-faire :

• Parfaite maîtrise des logiciels APOGEE (exigé), E CAMPUS , CELCAT,
• Règlementation et procédures du domaine de la scolarité, appliquer et faire appliquer les textes et le règlement intérieur.
• Animation et coordination d’équipe, management - notions de base des techniques de management.
• Appréhender les techniques de communication
• Maîtrise du lecteur optique+

Savoir être :

• Rigueur
• Discrétion
• Très bonnes qualités relationnelles
• Disponibilité
• Ecoute active

Niveau de diplôme : BAC +2 et plus