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Secrétaire administratif / Gestionnaire de scolarité UFR Santé (H/F)

Activités principales :
Le ou la secrétaire administratif/ve du Service Scolarité est sous la responsabilité directe de la responsable de Scolarité et travaille en étroite collaboration avec les coordinatrices des pôles, elle exécute des missions d’assistanat et effectue un ensemble de tâches administratives. Il ou elle a un rôle transverse au sein du service scolarité et concourt à son bon fonctionnement. Il ou elle aura également des missions de gestionnaire de scolarité et notamment la gestion des thèses d’exercice de Médecine.

Mission 1 : Secrétariat Administratif du Service Scolarité

  • Accueil Téléphonique + Physique des Parents + Etudiants + Enseignants.
  • Informations sur la réorientation.
  • Participation à la rédaction de communication à destination des étudiants
  • Mise en place et organisation des réunions de scolarité.
  • Participation à la mise en place et à la mise en application des procédures de scolarité.
  • Rédiger des lettres, des notes de service et des courriels.
  • Participation aux divers évènements de scolarité.
  • Filtrer des documents et prendre des messages.
  • Effectuer des tâches administratives, y compris le classement et la photocopie.


Mission 2 : Gestionnaire des Thèses de Médecine

  • Accueil physique et téléphonique du public étudiant et enseignant.
  • Réponse aux demandes d'information.
  • Création et mise à jour des documents administratifs.
  • Diffusion des informations.
  • Alimentation des bases de données.
  • Gestion du planning des soutenances.
  • Organisation logistique des soutenances : réservation de salles, gestion des demandes de dépôts d’imprimer, rédaction des procès-verbaux.
  • Edition des attestations de réussite et des diplômes d'État.
  • Relance régulière auprès des anciennes promotions d’internes pour la récupération de leurs diplômes.
  • Authentification de diplômes auprès du Conseil de l'Ordre des médecins et autres organismes.
  • Notification des médailles.
Informations complémentaires
CDD renouvelable
37H30 pour un temps complet
50 jours de congés annuels
Télétravail possible
Rémunération selon la grille des techniciens de recherche et formation (catégorie B)
 
Contact :
Delphine PARACCHI :