Organiser un événement à l'UVSQ

Ce type de manifestations à l’université doit revêtir un caractère exceptionnel. Les organisateurs sont responsables des conditions d’organisation de la manifestation.
L’UVSQ, en tant que propriétaire des locaux et personne morale accordant son autorisation à l’organisation de la manifestation, est tenue de s’assurer que celle-ci ne va pas se dérouler dans des conditions susceptibles de mettre en danger la sécurité et la santé du public.

Pour organiser un événement à l’UVSQ, vous devez :

• informer le service vie associative qui vous conseillera par e-mail à association.vu@uvsq.fr
• demander une autorisation par mail au directeur de l’UFR et au responsable administratif de l’UFR concernée ou au responsable de la Maison de l’étudiant
• remplir un dossier d’organisation de manifestation.

Informer la DCVU et se renseigner auprès de l’UFR ou du responsable du bâtiment. 

 

Campus de Versailles

• UFR des sciences
  Responsable administrative : Emmanuelle BOURCIER
  emmanuelle.bourcier@uvsq.fr

Campus de Vélizy

• IUT de Vélizy - Rambouillet
  - Site Vélizy : Responsable administrative : Catherine MOREAU
  catherine.moreau@uvsq.fr
  - Site Rambouillet : Responsable administrative : Chrystelle Scafarto
  chrystelle.Scafarto@uvsq.fr

Campus de Mantes

• ISTY École d'Ingénieurs / IUT de Mantes
  Responsable administrative : Stéphanie Boutier
  stephanie.boutier@uvsq.fr

Campus de Saint-Quentin-en-Yvelines

• Maison de l'étudiant
  Toutes les demandes sont à adresser à l'alias dmgu.evenement@uvsq.fr accompagnée des formulaires complétés ci-dessous :

Les salles de représentation et multi activités

Les salles de réunions, soutenance
 

• Etats des lieux de la salle de spectacle
• Le règlement intérieur de la Maison de l'étudiant
• Téléchargez la brochure de présentation des salles
• Capacité des salles de la MDE
   
• Bâtiment Vauban / D'Alembert / Rabelais
  dmgu.evenement@uvsq.fr
   
• UFR des sciences sociales
  Responsable administrative : Djenette BEKRI
  djenette.bekri@uvsq.fr
• IECI
  Responsable administrative : Séverine Joubert
  severine.joubert@uvsq.fr
• ISM-IAE
  Responsable administrative : Sylvie THIERY
  sylvie.thiery@uvsq.fr
• OVSQ
  xx
   
• UFR Simone Veil - santé
  Responsable administrative :  Julie Piazzola
  julie.piazzola@uvsq.fr
   
• Faculté de droit et de science politique
  xx

Dans l’impossibilité de trouver les coordonnées d’une personne, contactez la Direction de la coordination de la vie universitaire.

Pour les évènements de type soirée, gala, week-end, l’association doit faire appel à un dispositif de secours qui étudie la demande et émet un devis.
Puis elle met en place le poste de secours. Les démarches doivent être effectuées 2 à 3 mois à l’avance pour que les équipes puissent s’organiser car elles font l’objet d’une demande spéciale en mairie.
Contacts :

• Croix-Rouge Française
• Croix Blanche
• UNASS - 01 45 65 58 00 

D’autres parts en dehors des horaires habituelles d’ouvertures, des agents de l’UVSQ devront être présents.

Le service prévention des risques professionnels se tient à la disposition des personnes qui souhaitent organiser un tel événement pour les conseiller sur les règles applicables notamment en matière de sécurité incendie, alimentaire, modalités de vente de boissons, etc.
Contact :  preventiondesrisques@uvsq.fr - Tél. : 01 39 25 79 30

N’oubliez pas d’intégrer ces dépenses à vos demandes FSDIE

 

• Les mairies : Dans le cas d’événements ayant lieu sur les espaces communaux, contactez la mairie. 
• Vente de boisson : La vente de boisson (y compris en prévente) doit faire l’objet d’une demande d’autorisation de débit de boisson.  
• En cas de vente alimentaire 
• Déclaration à la SACEM : Pour toute manifestation musicale

• Assurance : Elle garantit l’association et son local contre les conséquences pécuniaires en cas de dommages corporels, matériels et immatériels subis par des tiers et imputables aux activités de l’association.