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Réaliser sa convention de stage : mode d’emploi

Les conventions de stage sont gérées par les composantes de l'université (service de la scolarité).
Attention : Les stagiaires de la formation professionnelle continue ne sont pas soumis aux mêmes dispositions réglementaires que les étudiants en formation initiale : la convention de stage "étudiant" ne peut être utilisée.
Si vous êtes stagiaire de la formation professionnelle continue, consultez le mode d'emploi FC.

La saisie des informations concernant le stage

Avant de commencer votre saisie sur l’application Pstage, téléchargez et remplissez toutes les informations figurant sur le formulaire d’aide à la saisie de votre stage (version française) ou version anglaise.
Ces informations sont obligatoires pour valider votre convention. Tout champ obligatoire non complété ou non saisi correctement (ex : xx, …, ???) ne pourra être validé.

IMPORTANT 
Un contact préalable doit être établi avec le tuteur pédagogique (enseignant UVSQ) afin de l'informer de votre stage.

La période de stage ne peut couvrir la période d'enseignement, la présence aux TP et TD étant obligatoire.

La date limite de fin de stage
Pour les formations du L1 au M1 : la période de stage prend fin au plus tard le 31 août de l’année universitaire en cours, selon les bornes universitaires votées par l’établissement. 
Pour les étudiants de M2 exclusivement, et uniquement dans le cadre d’un stage intégré au cursus, une prolongation dérogatoire du stage est possible au-delà du 31 août, soit jusqu’au 30 novembre de l’année universitaire en cours, et sans réinscription obligatoire sur l’année N+1. Cette disposition ne concerne pas les stages volontaires ou optionnels.
Il appartient alors aux étudiants de M2 concernés de faire une demande de prolongation de couverture AT/MP (Accidents du Travail / Maladies Professionnelles) auprès de leur organisme de sécurité sociale.
La délibération du jury du diplôme a lieu à l’issue du stage.

L’enregistrement de votre convention de stage sur Pstage se fait en plusieurs étapes : 
1- Vos informations personnelles
2- Les informations sur l’établissement d’accueil 
3- Les informations sur le service d’accueil, les dates et le lieu du stage
4- Le contenu du stage et modalités d’évaluation
5- Coordonnées du tuteur professionnel
6- Coordonnées du tuteur pédagogique
7- Choix d’un représentant de l’entreprise signataire de la convention
8- Création de votre convention de stage.

La saisie sur Pstage doit être faite en une seule fois. Une saisie partielle n’est pas prise en compte par l’application. Vous ne pourrez effectuer une modification qu’une fois la saisie terminée. Prévoyez un délai de 15 minutes pour compléter les différents champs d’informations.

La signature de la convention

Après avoir effectué la saisie des informations concernant le stage, vous imprimez votre convention de stage en 3 exemplaires et la remettez à l’organisme d’accueil pour signature.

La convention doit être signée dans l’ordre suivant :
1- L’étudiant
2- Le représentant de l’organisme d’accueil
3- Le tuteur de l’organisme d’accueil
4- L’enseignant référent
5- Le représentant de l’établissement d’enseignement supérieur

VOUS ETES INSCRIT DANS UNE FORMATION PARIS-SACLAY
Vous devez obligatoirement choisir le modèle "Convention Paris-Saclay" (Onglet stage - langue convention) pour l'impression de votre convention en 4 exemplaires.
  • Si votre inscription administrative n'a pas été effectuée à l'UVSQ, vous devez faire signer la convention par l'établissement d'inscription administrative avant l'UVSQ.
  • Si votre inscription administrative et pédagogique ont été faites à l'UVSQ : le représentant de l'établissement sur la convention est uniquement l'UVSQ.

Le dépôt des conventions et la validation du stage

Après signatures de l’organisme d’accueil et de l’enseignant référent, vous déposez votre convention de stage en 3 exemplaires au Service des conventions de stage de votre composante. Votre convention sera ensuite signée par le représentant de l'université et validée dans le logiciel Pstage.

Le dépôt de votre convention doit être effectué au minimum 15 jours avant le début de votre stage.


Pour les stages à l’étranger, les conventions de stage établies directement par l’organisme d’accueil et les stages effectués en école primaire et maternelle du 78 : Voir le paragraphe Cas Particulier.

Votre convention sera signée et validée  par le représentant de l’établissement d’enseignement supérieur dans un délai maximum de 15 jours à compter du dépôt de la convention.
Vous pourrez  ensuite retirer votre convention de stage dès qu'elle sera validée sur l’application Pstage. Il vous appartient  de vous connecter régulièrement pour vérifier la validation de votre stage.
Lors du retrait de la convention, 2 exemplaires de la convention de stage vous seront remis. Un exemplaire est à transmettre à l’organisme d’accueil et vous devrez conserver le deuxième exemplaire.

Vous avez la possibilité d’envoyer par courrier postal, les 3 exemplaires de votre convention pour signature du représentant de l’établissement d’enseignement supérieur ou déposer vos conventions dans la boîte à lettres mise à votre disposition en cas de fermeture du service (après signatures de l'organisme d'accueil et de l'enseignant référent).
Le retrait des conventions de stage validées s’effectuent aux heures d’ouverture du service.Vous pouvez également nous fournir une enveloppe (format A4) timbrée libellée à votre adresse pour l'envoi des conventions validées.
Les conventions de stage transmises par mail ne seront pas acceptées.

La prolongation et/ou modification d'une convention : Avenant à la convention de stage

Tant que votre convention n’est pas validée par la composante, vous pouvez toujours la modifier en cliquant sur les éléments de votre choix : établissement d’accueil, service d’accueil, tuteur professionnel…

Une fois votre convention validée par la composante, toute modification et/ou prolongation devront faire l’objet d’un avenant (onglet : créer un avenant).
  • Vous saisissez les informations relatives à l'avenant
  • Vous demandez à l'enseignant référent un mail autorisant les termes de l'avenant
  • Vous transmettez l'accord de l'enseignant référent par mail à la composante pour validation de l'avenant
  • Après validation (il vous appartient de vous connecter régulièrement pour vérifier la validation de votre avenant), vous pouvez imprimer l'avenant en 3 exemplaires.

La procédure de signature de votre avenant est identique à celle de la convention de stage.


Les cas particuliers

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