Gestionnaire des stages – UFR Simone Veil Santé

Créée en 1991, l'université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre de l'Université Paris-Saclay, première université française et 13ème mondiale. www.uvsq.fr

Poste

L’Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) recrute un(e) Gestionnaire de scolarité au sein du Département de Maïeutique pour appuyer l’équipe pédagogique et administrative dans la gestion des stages et des unités d’enseignement cliniques. Placé(e) sous la responsabilité du chef de département, vous contribuerez au bon fonctionnement du département en assurant le suivi administratif des étudiants sage-femmes des 1er et 2ème cycle.

Vous serez en charge de la gestion des demandes de stages en France et à l’étranger, de la planification des stages selon les disponibilités hospitalières, de la création des plannings étudiants et du suivi des conventions et rapports de stage. Vous contrôlerez les dossiers, vérifierez les signatures et assurerez l’envoi et le suivi auprès des hôpitaux. Vous participerez également à la planification des visites médicales, à l’organisation des tenues de stage, ainsi qu’au suivi des absences et des gardes non effectuées, en collaboration avec les référents de stage.

Vous apporterez votre soutien dans la construction des roulements de garde en respectant la législation du temps de travail et les contraintes pédagogiques. Vous préparerez, mettrez à jour et reprographierez les trames des rapports de stage, et vous assurerez la mise à jour des annuaires des lieux de formation, des référents hospitaliers et des procédures administratives. Vous participerez aux réunions avec les étudiants et les responsables de terrain, aux régulations et informations sur les choix de stage, et accompagnerez la planification des parcours cliniques pour l’année suivante.

Vous contribuerez également à la gestion administrative des unités d’enseignement cliniques, à la préparation des jurys, au suivi des résultats et à l’organisation des épreuves, en assurant la mise à jour des fiches UE à destination des étudiants.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, la communication interne et externe, ainsi que les outils informatiques (Geisha, Xbus, Demavac, Pack Office), et savez informer et rendre compte. Réactif(ve), rigoureux(se), organisé(e) et discret(ète), vous appréciez le travail en équipe et êtes capable de gérer les priorités dans un environnement administratif exigeant, en contribuant à la qualité et à la fiabilité des procédures et de l’information.

Profil

Prérequis :

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur.
• Techniques de secrétariat.
• Communication interne et externe avec les partenaires.
• Travail en équipe.
• Maîtrise des outils informatiques.
• Rigueur, sens de l'organisation.
• Discrétion professionnelle.