Chef(fe) de cabinet - Services centraux

Créée en 1991, l'université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre de l'Université Paris-Saclay, première université française et 13ème mondiale. www.uvsq.fr

Poste

L’Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) recrute un(e) Chef-fe de cabinet au sein du Cabinet de la Présidence, pour appuyer la Directrice de cabinet dans la gestion opérationnelle, le suivi des activités stratégiques et l’organisation fonctionnelle des missions présidentielles. Placé(e) sous sa responsabilité, vous contribuerez au bon fonctionnement du cabinet, assurerez le suivi de dossiers transversaux et participerez à la préparation, à la priorisation et à la sécurisation des activités portées par la Présidence.

Vous participerez à l’organisation quotidienne du cabinet, aiderez à la préparation et au suivi des dossiers institutionnels, orienterez les interlocuteurs dans leurs démarches et faciliterez les échanges avec les directions, services et partenaires. Vous veillerez à la bonne application des procédures, au respect des échéances et à la circulation fluide de l’information interne et externe, en garantissant la qualité et la fiabilité des informations diffusées.

Vous gérerez l’agenda présidentiel, planifierez les rendez-vous, organiserez les déplacements institutionnels et assurerez le suivi des actions engagées. Vous contribuerez à la préparation de réunions, d’instances et d’événements institutionnels, rédigerez comptes rendus, synthèses et relevés de décisions, et veillerez à la diffusion ciblée d’informations pertinentes pour l’ensemble des acteurs concernés.

Vous prendrez en charge la coordination opérationnelle d’instances et de manifestations internes ou externes, depuis la réservation des salles jusqu’à l’accueil des participants et la supervision des prestations logistiques. Vous accompagnerez les nouveaux interlocuteurs institutionnels dans leurs démarches et participerez à la réalisation de documents stratégiques, tableaux de suivi et éléments de reporting, contribuant ainsi à la performance et à la cohérence des actions du cabinet.

Vous maîtrisez la gestion administrative, la coordination opérationnelle et l’assistanat de direction, savez planifier, prioriser et organiser les activités dans des délais contraints, et êtes à l’aise avec les outils bureautiques et collaboratifs. Doté(e) d’un excellent niveau d’expression écrite, vous faites preuve de rigueur, fiabilité, confidentialité et sens du service. Organisé(e), adaptable et diplomate, vous appréciez le travail en équipe et savez gérer les imprévus dans un environnement institutionnel exigeant, tout en étant motivé(e) à vous investir dans un contexte stratégique en constante évolution.

Informations complémentaires :

• Poste à forte transversalité, avec déplacements ponctuels sur les différents campus de l’université.
• Collaboration étroite avec les composantes, laboratoires et services supports.
• Participation possible à des réunions ou interventions en horaires décalés.

Profil

Prérequis :

• Connaissance du fonctionnement universitaire et des règles publiques
• Suivi de dossiers complexes et coordination d’acteurs
• Maîtrise outils bureautiques et collaboratifs
• Capacités de synthèse et rédaction
• Organisation logistique (réunions, déplacements)
• Rigueur, confidentialité, gestion imprévus
• Mobilité ponctuelle, expérience dans l'ESR appréciée