Créée en 1991, l'université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre de l'Université Paris-Saclay, première université française et 13ème mondiale. www.uvsq.fr
Poste
Au sein du Département de Mathématiques de Versailles (DMV) de l’UFR des Sciences, vous contribuerez au bon fonctionnement administratif, pédagogique et organisationnel du département, en appui direct à la direction et en lien avec les équipes pédagogiques et les services de l’université.
Vous assurerez l’accueil, l’information et l’orientation des usagers, ainsi que la gestion des courriers et des communications. Vous organiserez les agendas, réunions, assemblées et élections, et participerez à la rédaction de supports administratifs (notes, comptes rendus, documents internes). Vous contribuerez également à la diffusion de l’information et à l’amélioration continue des pratiques, en proposant des outils et procédures adaptés.
Vous prendrez en charge l’organisation logistique du département : réservations de salles, suivi du matériel et gestion des commandes (recueil des besoins, suivi des devis et des services faits). Vous participerez au suivi budgétaire et à la gestion des moyens nécessaires au bon déroulement des activités.
En lien avec les enseignements, vous assurerez le suivi administratif des vacataires (recrutement, dossiers, services, mise en paiement) ainsi que celui des personnels permanents (mise à jour et validation des services, heures complémentaires). Vous jouerez un rôle d’interface entre la direction, les enseignants et les services concernés.
Vous apporterez un appui à la scolarité et à l’organisation pédagogique, notamment lors des examens (convocations, émargements, remontées de notes) et assurerez le relais des informations auprès des équipes. Vous accompagnerez également les formations dans leurs besoins administratifs. Vous contribuerez à la valorisation du département en participant à l'organisation d'événements, à l'animation du site web et à la création de contenus de communication. Une veille active vous permettra d'alimenter et de dynamiser les actions du département.
Profil
Prérequis :
- Niveau BAC minimum ; BAC +2 souhaité
- Environnement de l’enseignement supérieur
- Cadre réglementaire administratif et pédagogique
- Maitrise du pack office
- La connaissance des logiciels KSUP, Canva, OSE, APOGEE, CELCAT est souhaitée
- Qualités rédactionnelles
- Qualités relationnelles et du sens du service
- Discrétion professionnelle
- Autonomie et sens des responsabilités
- Gestion et suivi de dossiers administratifs
- Savoir s'organiser et gérer les priorités
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