Gestionnaire du pilotage et des projets transverses – DDAP Services Centraux

Créée en 1991, l'université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre de l'Université Paris-Saclay, première université française et 13ème mondiale. www.uvsq.fr

Poste

Nous cherchons un(e) gestionnaire du pilotage et des projets transverses pour rejoindre notre équipe dynamique. Vous interviendrez dans diverses missions qui couvrent à la fois des tâches administratives quotidiennes et un soutien actif aux projets en cours.

Dans le cadre de vos responsabilités, vous assisterez la direction dans la gestion des activités courantes en assurant la planification des tâches, le suivi des échéances et la gestion logistique. Vous serez en charge de la gestion des agendas et du contrôle des échéances importantes, tout en sollicitant des données auprès des autres services pour alimenter les tableaux de bord et faire les extractions nécessaires. Vous veillerez également à l'instruction des dossiers en vérifiant leur conformité juridique, administrative et financière, et vous appliquerez les procédures internes pour une gestion rigoureuse de la structure. Vous serez le premier point de contact pour l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.

En parallèle, vous apporterez votre appui à l’organisation et à la gestion des projets en cours. Vous organiserez des réunions, séminaires et ateliers, rédigerez les comptes-rendus et les diffuserez. Vous mettrez en place des espaces collaboratifs pour les équipes (via Teams), assurerez le classement des dossiers et mettrez à jour les bases de données relatives à la gestion des projets. Votre rôle inclura également la rédaction de guides et de procédures pour faciliter la bonne gestion des projets.

Un autre aspect clé de votre mission sera de garantir une communication fluide et efficace. Vous répondrez aux demandes d’information internes et externes, mettrez en forme des documents, rapports et présentations, et assurerez la diffusion des informations. Vous serez également responsable de la mise à jour des pages web et intranet de la direction, en gérant les accès aux outils collaboratifs et en assurant la bonne circulation de l’information.

Ce poste nécessite une connaissance du fonctionnement de l’université et du domaine du pilotage. Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment le pack Office et les outils de communication numérique. Vous savez gérer des activités dans un cadre complexe, avec une capacité à rendre compte et à communiquer de manière claire et pédagogique. La rigueur, l’organisation et le sens relationnel sont des qualités essentielles pour ce poste. Vous saurez aussi travailler en équipe et vous vous assurez de la mise en œuvre des procédures et des règles.

Enfin, vous êtes à l’aise avec la rédaction de documents et vous appliquez une démarche qualité dans votre travail. Nous attendons avec impatience de découvrir votre candidature et de vous accueillir au sein de notre équipe.

Profil

Prérequis :

• Diplôme de niveau 4, ou équivalent ;
• Expérience préalable souhaitée ;
• Excellentes compétences en organisation, gestion administrative, et communication ;
• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Rigueur ;
• Sens de l'organisation ;
• Travail en équipe.

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