Assistant-e de direction - ISTY Mantes

Créée en 1991, l'université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre de l'Université Paris-Saclay, première université française et 13ème mondiale. www.uvsq.fr

Poste

L’Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines recrute un(e) assistant(e) de direction au sein de l’Institut des Sciences et Techniques des Yvelines (ISTY) de Mantes la Ville. Vous assurez le secrétariat particulier du Directeur et contribuez au bon fonctionnement de la direction dans ses missions administratives, pédagogiques et institutionnelles. Placé(e) sous son autorité, vous apportez un appui direct et confidentiel, garantissez la qualité du suivi des dossiers et participez à la coordination des activités de la composante.

Vous assurez l’accueil téléphonique et physique de la direction, gérez le courrier, procédez aux diffusions générales d’information et veillez à l’affichage officiel. Vous tenez les agendas, coordonnez celui du Directeur avec ses obligations d’enseignement, organisez les réunions et les déplacements, y compris les visites en entreprises, et en assurez la logistique. Vous préparez les dossiers nécessaires, suivez leur traitement et rédigez les comptes rendus des comités de direction et du conseil d’institut. Vous participez à l’organisation et au bon déroulement des élections en appui administratif et assurez la logistique des conseils d’institut.

Gestionnaire financier(ère) de la composante sur Sifac, vous contribuez au suivi budgétaire et au traitement des opérations courantes dans le respect des règles de la comptabilité publique. Vous tenez à jour les dossiers thématiques, assurez la frappe et le classement des documents et garantissez la fiabilité des informations transmises. Vous concevez ou réalisez des supports de communication tels que plaquettes et affiches, créez et actualisez le calendrier évènementiel et participez à la mise à jour du site internet de la composante.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, les outils bureautiques et les technologies de l’information et de la communication. Vous disposez d’une excellente expression écrite et orale en français et d’une capacité de compréhension et d’expression en anglais. Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez anticiper, évaluer les situations et faire preuve d’initiative tout en respectant la confidentialité des informations traitées. Doté(e) d’un sens des responsabilités et d’un goût pour le relationnel, l’évènementiel et le travail en équipe, vous êtes titulaire du permis de conduire en raison de l’éloignement des deux pôles de formation.

Profil

Prérequis :

• Maîtrise du français écrit et oral
• Bon niveau d’anglais écrit et oral
• Permis de conduire
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques
• Notions de webmaster
• Capacité d’organisation, d’anticipation et de gestion de l’information
• Sens des responsabilités, discrétion et esprit d’équipe